Armazenamento

Empresas que possuem documentos ou arquivos, armazenados em sua sede, os quais precisam ser consultados e administrados de forma organizada e sigilosa.

Um armazenamento eficiente de documentos é aquele que otimiza os processos, facilita a gestão e contribui para uma alta performance na rotina do profissional. Para tanto, você deve atentar para alguns fatores na hora de arquivar os documentos.

Formas de arquivamento
Para definir a forma de arquivamento, é necessário considerar as características específicas dos documentos trabalhados na empresa.
Contratos, documentos jurídicos e peças administrativas, por exemplo, definirão o arquivamento adequado:
Se em formato digital ou físico;
O tempo que eles devem ser mantidos;
O correto descarte do documento;
Demais fatores relevantes para o fácil manuseio destas peças.

Locais de armazenamento
Também é importante delimitar um espaço para o armazenamento. No caso de documentos físicos que precisa ser mantidos na empresa, é preciso definir um local para a guarda documental – com armários, pastas e todo o material necessário para a organização. Também deve-se levar em conta as condições do ambiente, como temperatura e ventilação, para melhor preservação da documentação.

Contudo, a grande quantidade de papéis nas organizações pode demandar um trabalho árduo e uma infraestrutura onerosa, tornando essa opção inviável. Para facilitar, uma solução é o armazenamento digital.

O backup na nuvem – recurso cada vez mais necessário com o alto volume de dados corporativos – apresenta muitos benefícios para a gestão documental, como: grande capacidade de armazenamento, segurança de dados e informações e acesso remoto, facilitando a lida documental.

Acesso aos documentos
Outra dica é estabelecer regras de acesso aos documentos da empresa. Além de ser uma prática importante para a organização documental, é fundamental para garantir a segurança das informações.

Uma forma de delimitar essas normas é mapear os processos documentais. Isso ajuda a padronizar os procedimentos, da elaboração até o arquivamento de uma peça. Logo, é possível evitar perdas, erros ou outras falhas no processo – além de deixar claro para todos os envolvidos o correto procedimento para acessar e arquivar documentos.

No caso de contratos com clientes e fornecedores, por exemplo, em que é comum ocorrer várias alterações e revisões, definir quem tem acesso às peças e quem pode editá-las dará ao gestor mais controle sobre os arquivos – além de evitar problemas durante as negociações contratuais.

Para arquivos digitais, ferramentas online ajudam a restringir o acesso a usuários,armazenam e o histórico de edições.